1. Wie is verantwoordelijk?
Designer@work, handelend onder de naam Designer@work, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld. Onze contactgegevens staan in de wettelijke vermeldingen. Voor privacyvragen gebruikt u bij voorkeur info@designeratwork.eu.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van de publieke website, ontvangers van een persoonlijk websitevoorstel, contactpersonen bij klanten en prospecten, bestellers, nieuwsbriefinschrijvers, personen die in een zakelijke doorverwijzing worden genoemd en personen die een privacyverzoek indienen.
3. Welke gegevens verwerken we?
- Identificatie- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie indien meegedeeld, e-mailadres, telefoonnummer en facturatieadres.
- Ondernemingsgegevens: ondernemings- of btw-nummer, land, huidige website en gewenste domeinnaam.
- Voorstel- en bestelgegevens: gekozen websiteformule, extra opties, prijs, jaarlijkse diensten, opmerkingen, status, communicatie en bestelnummer.
- Nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, optioneel voor- en achternaam, taal, datum van toestemming, beperkte herkomstinformatie, synchronisatiestatus en campagne-interacties die de gekozen provider aan ons rapporteert.
- Betaalstatus: betaalreferentie, bedrag, valuta en status. Volledige kaart- of bankgegevens worden niet door dit websitesysteem opgeslagen.
- Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, user-agent, datum en tijd, sessiegegevens, verzend- en activiteitenlogs en beveiligingsmeldingen. Voor de nieuwsbrief bewaart het CMS een onomkeerbare HMAC van het IP-adres bij de toestemmingsregistratie, niet het leesbare adres in het inschrijvingsrecord.
- Doorverwijzingen: alleen wanneer een besteller deze vrijwillig invult: naam, bedrijfsnaam en minstens één zakelijke contactmogelijkheid, samen met de verklaring dat de betrokkene vooraf uitdrukkelijk heeft toegestaan dat de gegevens worden gedeeld en dat Designer@work contact mag opnemen.
Velden met een sterretje zijn noodzakelijk om de aanvraag of bestelling te behandelen, de overeenkomst te sluiten, te factureren of veilig uit te voeren. Niet-verplichte velden worden als optioneel aangeduid.
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Een aanvraag beantwoorden en een persoonlijk voorstel opstellen | Contact-, bedrijfs- en websitegegevens | Maatregelen op verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en, waar van toepassing, gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie |
| Een bestelling verwerken, uitvoeren en opvolgen | Identiteit, facturatie, gekozen diensten en communicatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Een aangevraagde nieuwsbrief versturen, inschrijvingen beheren en resultaten beoordelen | E-mailadres, naam, taal, toestemming, synchronisatie- en campagneresultaten | Toestemming; beperkte technische logging steunt aanvullend op ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en bewijs van correcte verwerking |
| Online betaling en fraudepreventie | Bedrag, valuta, bestel- en betaalreferentie, technische gegevens | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij veilige betalingen |
| Boekhouding, fiscaliteit en juridische bewijsvoering | Factuur-, bestel- en betaalgegevens | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang bij geschillenbeheer |
| Beveiliging van website en beheeromgeving | IP-adres, logs, sessie- en apparaatgegevens | Gerechtvaardigd belang bij informatiebeveiliging en misbruikpreventie |
| Zakelijke doorverwijzing behandelen | Zakelijke contactgegevens en bron van de doorverwijzing | Gerechtvaardigd belang, afgewogen tegen de redelijke verwachtingen van de betrokkene; bij het eerste contact wordt de bron en deze privacyverklaring meegedeeld |
Wanneer we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, beperken we de gegevens, beoordelen we de impact voor de betrokkene en bieden we een eenvoudig recht van bezwaar.
5. Hoe ontvangen we uw gegevens?
We ontvangen gegevens rechtstreeks van u via het contact-, intake-, bestel- of nieuwsbriefinschrijvingsformulier, via e-mail of telefoon, uit uw openbare bedrijfswebsite of publieke ondernemingsinformatie, of via een zakelijke doorverwijzing. Wanneer gegevens niet rechtstreeks van u komen en we u contacteren, melden we bij het eerste contact de bron en verwijzen we naar deze verklaring.
6. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening. Mogelijke ontvangers zijn onze hosting- en IT-dienstverleners, e-mail- en back-upproviders, de gekozen nieuwsbriefprovider Niet gekoppeld wanneer die koppeling actief is, een erkende betaalinstelling, boekhouder of accountant, professionele adviseurs en bevoegde overheidsinstanties. Een ingeschakelde Elfsight-reviewwidget kan bij het laden technische bezoekersgegevens verwerken volgens de instellingen en voorwaarden van die dienst. Dienstverleners ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun taak. We verkopen persoonsgegevens niet.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
We kiezen waar mogelijk dienstverleners die binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen we passende aanvullende beveiligingsmaatregelen.
8. Bewaartermijnen
- Contactaanvragen en gewone zakelijke communicatie: maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact, tenzij een overeenkomst of geschil een langere bewaring vereist.
- Niet-aanvaarde of verlopen persoonlijke voorstellen: standaard maximaal 24 maanden na afloop of laatste relevante contact.
- Nieuwsbriefinschrijvingen: zolang de inschrijving actief is. Na uitschrijving bewaren we alleen wat redelijkerwijs nodig is om de uitschrijving te respecteren, misbruik te voorkomen en toestemming of afmelding te kunnen aantonen; provider- en CMS-records moeten daarbij periodiek op elkaar worden afgestemd.
- Bestellingen, factuur- en betaalgegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke boekhoudkundige en fiscale bewaartermijnen, in beginsel tien jaar (of tien boekjaren) na de betrokken belastbare periode, en langer wanneer een bijzondere wettelijke termijn of een lopend geschil dat vereist.
- Technische beveiligings- en activiteitenlogs zonder bestelling: standaard maximaal 12 maanden. Juridisch aanvaardingsbewijs en ordergebonden logs volgen de bewaartermijn van de betreffende bestelling; een incident kan eveneens een langere bewaring rechtvaardigen.
- Niet-geconverteerde doorverwijzingen: maximaal 6 maanden na ontvangst of laatste relevante contact.
- E-maillogs zonder gekoppelde bestelling: standaard maximaal 24 maanden. Transactie- en bevestigingsmails die deel uitmaken van een contractueel of juridisch orderdossier volgen de bewaartermijn van dat dossier.
Na afloop verwijderen of anonimiseren we de gegevens, behalve wanneer een wettelijke plicht of aantoonbare noodzaak verdere bewaring vereist.
9. Beveiliging
We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder versleutelde verbindingen, beveiligde sessiecookies, beperkte beheertoegang, gehashte wachtwoorden, versleutelde opslag van gevoelige technische sleutels, invoercontrole, logging en server-side prijsberekening. Geen enkele methode is volledig risicovrij; bij een beveiligingsincident volgen we de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen.
10. Uw rechten
U kunt, binnen de wettelijke voorwaarden, vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. U kunt ook bezwaar maken tegen zakelijke prospectie. Waar een verwerking uitzonderlijk op toestemming berust, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast. Stuur uw verzoek naar info@designeratwork.eu en vermeld voldoende informatie om uw identiteit en verzoek te beoordelen. We kunnen proportioneel bewijs van identiteit vragen en antwoorden in beginsel binnen één maand.
Een verzoek heeft geen invloed op gegevens die we nog wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
We nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering zijn gebaseerd. De prijsberekening volgt de door u gekozen diensten en vooraf ingestelde bedragen; een medewerker kan de opdracht en uitvoering persoonlijk opvolgen.
12. Klacht bij de toezichthouder
Bespreek een vraag of klacht bij voorkeur eerst met ons via info@designeratwork.eu. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via contact@apd-gba.be of de officiële website van de toezichthouder.
13. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of regelgeving verandert. De actuele versie en datum staan bovenaan. Voor belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor een lopende overeenkomst informeren we de betrokken klant op een passende manier.